AVIS D'APPEL A CANDIDATURES POUR LE RECRUTEMENT D'UN RESPONSABLE DES STOCKS ET DES MAGASINS ACMS

Contexte et justification

L'Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) recherche, pour les besoins de service, un (01) Responsable des Stocks et des Magasins ACMS (H/F).

La personne retenue aura pour fonction principale de gérer le magasin central de ACMS afin d'assurer la réalisation des objectifs en terme de coût, de productivité, de précision et de rapidité d'exécution des opérations de distribution directe entre tous les magasins et la plateforme ; elle sera entièrement responsable des mouvements des produits stockés dans les magasins ACMS.

L 'ACMS est affilié au réseau Populations Services International (PSI). PSI est une organisation de renommée mondiale intervenant dans le domaine de la santé, dont les programmes ont pour cible le paludisme, la survie de l'enfant, le VIH et la santé de la reproduction.

Lieu de travail: Yaoundé

Type de contrat: CDD de deux (02) ans

Date de prise de fonction: juin 2015

Niveau du poste: 10ème catégorie, échelon B du secteur tertiaire II de la Convention Collective Nationale du Commerce.

Description du poste

Placé Sous la Supervision conjointe du Contrôleur Financier et du Coordonnateur Senior de l'Administration, le Responsable des Stocks et des Magasins ACMS aura pour principales attributions:

I. L'EXECUTION ET LA PLANIFICATION INTER-ENTREPOTS ACMS

• Travailler avec des équipes de programme et la division marketing pour la prise en compte dans le temps de la demande des produits par zones géographiques desservies par chaque magasin/entrepôt régional;
• Travailler avec le staff des magasins régionaux et les administrateurs des bureaux régionaux et surveiller régulièrement les points de commande et/ou les protocoles de stockage et de sécurité dans chaque établissement selon les procédures mises en place;
• Travailler mensuellement avec le staff des magasins régionaux et les administrateurs des bureaux régionaux pour recueillir les données de stock disponible, des quantités vendables et des données àjour sur la rupture de stock pour chaque entité afin d'éclairer les décisions de réapprovisionnement;
• Créer des plans de distribution et de réapprovisionnement entre les magasins à l'aide du fichier de prévisions de stocks et de données sur les dates de péremption, afin d'assurer la disponibilité des produits en magasins régionaux conformément aux points de réglage ou protocoles de stock de sécurité et de délai de livraison;
• Faire un état des stocks disponibles par produits tous les mois avec les données des magasins régionaux, et communiquer aux programmes pour anticiper sur les commandes et éviter les ruptures de stock;
• Créer des ordres de transfert pour les mouvements internes et surveiller leur autorisation et communiquer au magasin central;
• Contacter le transporteur pour prendre des dispositions ou donner des instructions pour l'expédition et la livraison des produits;
• Surveiller l'efficacité et la rapidité du transfert interne des stocks, y compris le suivi et contrôle du respect des délais de livraison des fournisseurs de services de logistique, gestion de documents en matière de sécurité et de livraison;
• Elaborer des scénarios divers et analyser l'impact financier des changements-éventuels de la logistique, tels que le parcours, les transporteurs et modes de transport, des volumes de produits;
• Recueillir et gérer l'historique des quantités de réapprovisionnement interne par produit et date de livraison par magasin;
• Recueillir tous les mois les données des magasins régionaux et établir avec les services d'approvisionnements un rapport de péremption pour les produits en stock (produits, quantité, date de péremption et produits périmés).

II. L'ENTREPOSAGE ET LA GESTION INVENTAIRE YAOUNDE

• Superviser l'entreposage efficaces et les opérations de gestion de l'inventaire du magasin central de Yaoundé en assurant la pleine conformité aux exigences de Minimum Global d'Entreposage de PSI;
• Mettre àjour l'inventaire en s'assurant que le livre d'inventaire et les fiches de stocks sont mises à jour en temps réel chaque fois qu'intervient une opération de stock;
• S'assurer que le magasin est propre, organisé et bien entretenu selon les standards de PSI;
• S'assurer du respect des normes et conditions de conservations des produits selon les standards de PSI;
• Assurer le suivi et la mise en oeuvre des activités relatives au maintien et à la gestion du magasin suivant les procédures définies à cet effet;
• S'assurer que la prise des températures, taux d'humidités se fait de manière quotidienne(matin-midi-soir) sur les fiches physiques et sur le tableau électronique et transmise au contrôle qualité toutes les semaines;
• S'assurer que les locaux de l'entrepôt sont sécurisés et surveillés adéquatement et que les directives de sûreté et de sécurité sont respectées;
• Respecter les politiques de gestion et de conservation de stock fournies dans document d'entreposage
• Travailler avec les finances pour vérifier les registres d'inventaire mensuel en procédant à un inventaire physique de tous les produits de santé essentiels stockés dans le magasin central de Yaoundé tous les mois;
• Comparer les décomptes physiques aux fiches d'inventaire comptable et de stocks et enquêter sur les écarts;
• Effectuer des ajustements de l'inventaire dans le livre d'inventaire et de mise à jour de fiches de stocks pour corriger les écarts autorisés;
• Suivre les directives de stockage des produits spécifiques. Déterminer les méthodes de stockage et lieux de stockage basé sur le rythme de sortie, des facteurs environnementaux et capacité physique des installations ;
• Examiner et vérifier mensuellement les articles en stock pour usure ou défauts, et faire les rapports des dommages à la Direction Exécutive;
• Tenir des registres de stock endommagé ou périmé. Isoler les stocks endommagés ou périmés dans un emplacement physique loin de la zone de stockage principal;
• Faciliter l'approvisionnement afin d'organiser l'élimination d'un stock endommagé ou périmé.
• Effectuer des ajustements de l'inventaire dans le livre d'inventaire afin de tenir compte de l'élimination.

III. LA RECEPTION

• Préparer les arrivages dès réception du bon de commande ou de la documentation de donation de produits du département de l'approvisionnement: calculer l'espace d'entreposage selon la disponibilité ainsi que l'organisation du travail pour le déchargement si nécessaire;
• Examiner le contenu de la livraison reçue et comparer avec les enregistrements, facture ou réquisition pour vérifier l'exactitude des éléments et des quantités reçues;
• Enregistrer les données d'inspection, tels que les éléments et les quantités reçues, les dommages ou les écarts à des fins de rapports, comptabilité et tenue de dossiers et tenir un procès-verbal signé par la commission de réception;
• Veiller à l'enregistrement de chaque article sur le registre et fiches de stocks en précisant toujours le numéro de lot et la date de péremption;
• Enregistrer soigneusement et sans rature les articles et les quantités reçues dans le livre d'inventaire;
• Signaler des problèmes tels que les dommages, pénuries ou non-conformité aux spécifications techniques requises mentionnées sur le PV de réception;

IV. L'EXPEDITION

• Préparer l'expédition des commandes clients et/ou les transferts à la réception de la demande ou du Bon de commande de stock autorisé;
• Veiller à la mise àjour des registres de stock et des fiches de stocks à chaque expédition en spécifiant toujours le numéro de lot et la date de péremption;
• Veiller au respect de la règle FEFO (First Expired First Out) à chaque mouvement de stock;
• Déterminer les méthodes d'expédition et des itinéraires pour les stocks sortants;
• Préparer le matériel pour l'expédition en les plaçant dans la zone de transit pour le chargement. Packaging et matériel d'étanchéité et étiquettes ainsi la documentation pour le chargement;
• Contacter le transporteur pour prendre des dispositions ou donner des instructions pour l'expédition et la livraison du produit et biens expédiés;
• Organiser le travail pour le chargement si nécessaire;
• Enregistrer soigneusement et sans rature les quantités expédiées dans le livre d'inventaire;
• Informer la région, le magasin destinataire, et la hiérarchie par courrier électronique de l'expédition et de toutes autres activités dans ce cadre.
• Exécuter toutes autres tâches liées à ses activités à lui assignées par la hiérarchie.

Qualifications et expérience professionnelle requises

• Etre de nationalité Camerounaise;
• Etre titulaire d'au moins une Bac+3 en logistique, comptabilité ou gestion;
• Avoir au moins (04) années d'expérience professionnelles, dont au moins deux (2) années dans une société de taille comparable à l'ACMS en qualité de magasinier ou de gestionnaire des stocks ;
• Etre de bonne moralité ;
• Parler couramment le français et avoir une bonne maîtrise de l'anglais;
• La connaissance de l'informatique est obligatoire notamment logiciels courants de comptabilité et Excel;
• Posséder de bonnes aptitudes en relations interpersonnelles.
• La familiarité avec le marketing Social ou les ONG constitue un atout.

Compétences supplémentaires requises:

• Avoir un sens de l'organisation
• Faire preuve d'intégrité, d'honnêteté et d'une bonne moralité
• Promouvoir et défendre l'intégrité
• Traiter les autres avec respect et dignité
• Promouvoir la diversité
• Promouvoir et défendre les priorités de l'organisation
• Fixer des critères de performances
• S'orienter vers les résultats et l'excellence

Dossier de candidature

1. Lettre de motivation;
2. Un curriculum vitae détaillé (CV) suivant le formulaire disponible à cet effet sur le site: http://ww.acms-cm.org;
3. Copie certifiée conforme des diplômes exigés;
4. Photocopie de la carte nationale d'identité;
5. Un extrait de casier judiciaire Bulletin N°3 ;
6. Les copies des documents qui justifient l'expérience du candidat (Attestations de stage, d'emploi, certificat de travail, ou tout autre document y relatif) ;

Lieu de dépôts des dossiers

Les dossiers complets seront déposés dans une enveloppe anonyme avec la mention : « Candidature au poste de Responsable des Stocks et des Magasins à l'ACMS»

1. Au siège de l'ACMS à Yaoundé, sis au quartier Mballa II lieu dit Dragages Tél/Fax: 22209224
2. Au Bureau régional du Nord sis quartier Marouaré derrière la grande mosquée de Poumpournré Tél: 22-27-20-02
3. Au Bureau régional à Douala sis quartier Ndogbati (carrefour Agip) à côté de la maison du cycle Tél: 33-41-11-12
4. Au Bureau régional ACMS Bamenda Office: Metta Quarter Gracious building 2nd floor Tel: 33-36-20-79

Date limite de recevabilité des dossiers: le jeudi 30 avril 2015.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

L'ACMS se réserve le droit de procéder à un recrutement à un niveau inférieur ou sur la base d'un profil de poste modifié.