AVIS DE RECRUTEMENT

Description du poste

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).

Profil du poste

• Être de sexe féminin
• Avoir minimum un Bac+2 en techniques administratives, en organisation et gestion administrative ou tout diplôme équivalent ;
• Bonne maîtrise des règles de l’assistanat ;
• Connaissance des principes de customer care ;
• Bonnes connaissances de la rédaction administrative ;
• Être bilingue ;
• Avoir une très bonne présentation physique ;

Missions spécifiques:

• Classer et Archiver les documents ;
• Gérer le courrier/les correspondances
• Assister aux réunions et rédiger les PV, rapports et compte rendu de réunion ;
• Traiter les rapports et procès-verbaux ;
• Accueillir et orienter les visiteurs de l’entreprise ;
• Répondre aux demandes d’informations du public selon les normes et le règlement intérieur de l’entreprise ;
• Assurer la saisie, la mise en forme, la relecture et l’impression des correspondances administratives des rapports (trimestriels, annuels et autres) ;
• Assurer la saisie, mise en forme et impression ;
• Récupérer les lettres, mails et mémo pour saisie et impression ;
• Procéder aux classements, photocopies et destruction des documents suivant les instructions de la direction ;
• Envoyer les lettres, mails et mémo après approbation de la direction ;
• Acheminer les courriers, messages téléphoniques et mails auprès de leurs destinataires ;
• Gérer les rendez-vous du Directeur ;
• Etablir et suivre le système de classement et d’archivage ;
• Procéder à l’ouverture des plis et courriers, les acheminer vers leurs destinataires et procéder à leurs classements ;
• Assurer l’archivage électronique des fichiers selon leurs emplacements ;
• Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie

Compétences

• Autonome
• Dynamique et polyvalent(e)
• Qualité rédactionnelle et esprit de synthèse
• Bonne présentation
• Maitrise de l’informatique (traitement de texte, pack office)

Savoir être :

Capacités de communication (par téléphone, e-mail, Skype ou en personne), Sens de l’organisation & des priorités, Aisance relationnelle et sens de la confidentialité, Proactivité et diplomatie, Polyvalence