OFFRE D'EMPLOI : UN(E) (01)  EMPLOYE(E) ADMINISTRATION  KOUSSERI

Contexte :

Dans le cadre de sa stratégie d’intervention, Première Urgence Internationale prévoit d’apporter une réponse multisectorielle aux besoins de base des populations les plus vulnérables dans l’Extrême Nord. Cette réponse s’articule autour de deux projets qui seront mis en œuvre conjointement à partir des bases opérationnelles de PUI à Maroua et Kousseri :

Le projet RRM (Mécanisme de Réponse Rapide) financé par ECHO, en consortium avec ACF, vise à apporter une réponse d’urgence en Abris, Articles ménagers Essentiels, Eau Hygiène Assainissement aux besoins des populations nouvellement déplacées suite à un choc.

Le projet «  Integrated Response to Food & Nutritional Insecurity for Lake Chad Basin crisis affected populations of the Far-North Region » financé par BHA vise à répondre aux causes immédiates de l'insécurité alimentaire et nutritionnelle à travers une approche intégrée (Assistance alimentaire, Nutrition et Eau Hygiène Assainissement)

Dans ce cadre, PUI recrute un(e) Employé(e) Administration sur la base de Kousseri.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe de l’Assistant Administratif/Financier/Ressources Humaines, l’Employé(e) Administration est en charge d’appuyer la gestion administrative, comptable, financière et des ressources humaines de la base.

Responsabilités

1. Tenue des caisses
2. Tenue de la comptabilité et gestion financière
3. Respecter un archivage clair des documents administratifs, comptables et rh
4. SUIVI DES RESSOURCES HUMAINE

Objectifs spécifiques et activités à réaliser

1. Tenue DES CAISSES

• Il/Elle effectue les paiements (fournisseurs, charges, avances sur salaires)  et autres transactions (cash, transferts et virements) conformément aux règles et procédures de PUI ;
• Il/Elle assure le contrôle de la fermeture des avances de fonctionnement et des avances sur salaire le cas échéant ;
• Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables et remonte les écarts à l’Assistant Admin/Fin/Rh.

2. Tenue de la comptabilité et gestion financiere:

• Il/Elle saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI ;
• Il/Elle s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires avec l’appui de l’Assistant Admin/Fin/Rh ;
• Il/Elle effectue les demandes d’approvisionnement de caisse afin d’assurer une bonne gestion de la trésorerie de la base ;
• Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et procède des régularisations nécessaires ;
• Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des journaux comptables et prépare les éléments de la clôture comptable mensuelle et annuelle sous la supervision l’Assistant Admin/Fin/Rh avant  importation.
• Check exhaustif de la Main courante ;
• Inventaire physique de caisse, coffre et pièces justificatives ;
• Rapprochement bancaire ;
• Suivi des avances ouvertes ;
• Audit comptable mensuel et régularisations ;
• Suivi des consommations des tom cartes

3. Archivage clair des documents administratifs, comptables et rh

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS COMPTABLEs

• • Il/Elle met à jour le plan d’archivage de la comptabilité en respectant les procédures PUI ;
  • Après la clôture comptable du mois N, Il/Elle édite les vouchers de la comptabilité du mois N-1 dans SAGA et les rajoutent à toutes les pièces des journaux comptables avant de procéder à l’archivage numérique de chaque pièce dans son journal ;
  • Après l’archivage numérique des pièces, Il/Elle assure le rangement de chaque pièce comptable avec son voucher dans les classeurs suivant les procédures PUI ;
  • Il/Elle prépare l’envoi des archives comptables (numériques et physiques) en coordination finance avec l’appui de la logistique  et suit leur réception par l’Administratrice Coordination ;
  • Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers comptables et leur transmission à l’Assistant Admin//Fin/Rh dans le respect de la procédure mise en place.

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS RH

3. • Il/Elle réalise  le classement et l’archivage des documents  RH suivant les procédures PUI ;
   • Il réceptionne et range tous les documents RH des staffs selon le plan défini sur la base ;
   • Il/Elle appuie l’Assistant Admin/Fin/Rh dans l’archivage numérique des documents RH des staffs et le classement dans les dossiers RH des staffs ;
   • Il/Elle prépare l’envoi des archives RH (numériques et physiques) en coordination RH avec l’appui de la logistique  et suit leur réception par l’Assistant RH Coordination ;
   • Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers RH et leur transmission à l’Assistant Admin//Fin/Rh dans le respect de la procédure mise en place ;
   • Il/Elle assure l’enregistrement des courriers arrivé et départ et leur archivage numérique.

4. Suivi des ressources humaines

• Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel.
• Il/Elle facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel ;
• Il/Elle collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation à l’Assistant Admin/Fin/Rh (absences, congés et justificatifs divers) ;
• Il/Elle appui l’Assistant Admin/Fin/Rh dans la mise à jour mensuelle tous les outils du pack RH ;
• Il/Elle assure la distribution, la signature, l’archivage et le renvoi à la coordination RH des bulletins de paie ;
• Il/Elle assure la constitution des dossiers administratifs individuels de chaque salarié ;
• Il/Elle appui l’Assistant Admin/Fin/Rh dans les processus de recrutement sur la base: Demande de recrutement, élaboration des offres, leur diffusion, appel des candidats ;
• Il/Elle participe à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH sur la base ;
• Il/elle appuie l’Assistant Admin/Fin/Rh durant tout processus disciplinaire concernant un membre de l’équipe PUI ;
• Il/Elle participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc…).

Profil recherché :

•  
• Etre titulaire d’un Bac + 2 en finance et comptabilité ou Administration d’entreprise.   Diplôme en Gestion des ressources humaines apprécié.

Expérience Professionnelle :

•  
• Au moins 01 an sur un poste équivalent dans la tenue de caisse/Banque, de la comptabilité et dans la gestion des ressources humaines.
• Expérience de Travail d’au moins six (06) mois dans une structure humanitaire apprécié.

Connaissances et aptitudes obligatoires

•  
• Archivage
• Gestion administrative
• Français
• Pack office

Connaissances et aptitudes appréciées

•  
• Anglais
• Capacité rédactionnelle
• Gestion budgétaire
• SAGA

Caractéristiques personnelles attendues

•  
• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
• Professionnalisme / sens des responsabilités
• Ponctualité
• Rigueur et précision
• Détermination
• Bonne présentation
• Flexibilité face aux imprévus
• Sens de l’initiative

Conditions

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• Poste basé à Kousseri, Région de l’Extrême Nord.
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste à partir de juin 2021.