OFFRE D'EMPLOI

Titre du Poste : Assistant(e) Exécutif(ve)

Lieu d’affectation : Yaoundé

Délai d'application: 8 Octobre 2019

Durée : 12 mois (renouvelable)

Type de contrat : CDD

MISSION DU POSTE

Le PAM Cameroun recrute un/une Assistant(e) Exécutif(ve) pour gérer le bureau du Directeur de pays, superviser les flux de communication et fournir un large éventail d'appui administratif et exécutif à la management team (Directeur pays, Directeur pays adjoint/OIC). L'assistant exécutif coordonne les réunions et autres activités de haut niveau du bureau pays afin d'assurer le bon déroulement du travail du management.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

• Fournir à la direction une gamme complète de services de soutien complexes et spécialisés et contribuer au bon fonctionnement des activités du bureau pays ;
• Apporter un appui au management pendant les réunions et missions de haut niveau en résumant de manière efficace et opportune les principaux points des réunions, les mesures à prendre et les réactions des parties prenantes concernées (Directeur, Directeur Adjoint, chefs d'unité, chefs des sous-bureaux) ;
• Préparer ou regrouper des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d'information, etc. et effectuer des recherches si nécessaire ;
• Coordonner les apports et élaborer des exposés à l'intention du management avant les réunions de haut niveau avec les partenaires (gouvernements, donateurs et missions) et les réunions d'information opérationnelles ;
• Soutenir la communication du management sur les interventions de haut niveau en coordination avec l'Unité concernée les rapports, la communication et les partenariats, y compris l'élaboration et l'examen des rapports externes, des notes stratégiques de haut niveau et des points de discussion) ;
• Superviser la tenue à jour des dossiers et des bases de données pour s'assurer que l'information est organisée et facilement accessible au personnel et conforme à tous les règlements et politiques pertinents ;
• Réviser et examiner la correspondance et la documentation, fournir une rétroaction et apporter des modifications, s'il y a lieu, pour produire des documents normalisés de qualité en temps opportun ;
• Préparer et surveiller les budgets pour les frais de fonctionnement du bureau du Directeur ;
• Prendre des notes, préparer les procès-verbaux et mettre à jour le tableau de suivi des décisions des réunions présidées par le Directeur, en veillant à ce que les membres concernés de l'équipe produisent régulièrement des mises à jour ;
• Planifier et coordonner toutes les visites de haut niveau des invités dans le pays, en veillant à ce que la logistique et la notification aux fonctionnaires/administratifs des rendez-vous soient appropriées, faits convenablement et en temps voulu ;
• Gérer et coordonner les réunions/événements régionaux ou internationaux de haut niveau qui se tiendront au Cameroun, en collaboration avec l'administration du bureau pays et le point focal de la réunion ou de l'événement ;
• Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien ;
• Fournir des conseils, du soutien ou de la formation au personnel subalterne afin d'appuyer ses efforts d'apprentissage et de veiller à ce que les services de soutien soient fournis de façon uniforme et selon les normes requises ; et
• S'acquitter de toute autre tâche connexe sur demande du management.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d'études post secondaires (Diplôme national supérieur, Brevet de technicien supérieur ou diplôme de technicien supérieur) en administration des affaires, études de secrétariat, marketing, communication ou journalisme.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en relations internationales, en marketing, en communication ou en journalisme, ou dans un domaine connexe, sera un atout.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle progressive dans un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale de développement et/ou humanitaire (ONU, ONG, organisation bilatérale, secteur privé), avec un diplôme d'études post-secondaires ou une expérience de 3 ans avec un diplôme universitaire. Une expérience avérée sur le terrain ou à l'étranger serait un atout ;
• Expérience avérée dans la production de contenu écrit, y compris en ligne ;
• Bonnes compétences en rédaction de rapports et parfaite maîtrise de l'informatique (Excel, Word, etc.) ;
• Aptitudes à la planification et à l'organisation ;
• Compétences en gestion du temps et présentation des produits livrables en temps opportun ;
• Communication claire à l'oral et à l'écrit ;
• De l'expérience de travail dans la capitale et sur le terrain sera un avantage supplémentaire ;
• Un bon réseau avec les ONG, l'ONU, les donateurs et le gouvernement civil de haut niveau sera un atout.

EXIGENCES LINGUISTIQUES: Maîtrise du français (niveau C) et bonne connaissance pratique de l'anglais (lecture, écriture et compréhension)

FACTEURS CRITIQUES DE SUCCÈS

• Capacité à prendre et à transcrire les procès-verbaux et les notes de service avec rapidité et précision, de travailler de façon autonome avec un minimum d'instructions et de supervision et de s'adapter avec souplesse à un environnement multiculturel ;
• Capacité d'étudier, de comprendre et de présenter des arguments complexes d'une manière claire et attrayante à un large éventail de publics, tant oralement que par écrit ;
• Compréhension démontrée de la portée des différents canaux médiatiques et de la meilleure façon de les utiliser pour communiquer avec différents publics ;
• Capacité à s'engager efficacement avec un large éventail de partenaires, y compris les responsables gouvernementaux, les acteurs humanitaires du développement international et les représentants des donateurs à tous les niveaux ;
• Excellentes capacités d'analyse, débrouillardise, initiative, maturité de jugement et capacités de négociation ;
• Capacité à travailler en équipe, à établir des relations de travail efficaces avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes et dans des délais serrés, de manière autonome ;
• Connaissances et compétences en informatique appliquée (MS Package) ;
• Excellentes aptitudes à l'écrit et à la communication en français ;
• Un haut degré d'organisation et d'excellentes aptitudes à la résolution de problèmes ;
• Un haut niveau de confidentialité et un excellent service à la clientèle ;
• l'engagement à l'égard de l'apprentissage et de l'amélioration continus ; et
• Capacité à surveiller l'exécution du travail et d'attirer l'attention sur les écarts.

Comment Postuler?

Tous les candidats interéssés sont invités à postuler en ligne via le lien suivant: Assistant(e) Exécutif(ve)