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Administrative Officer

Posté : 02-10-2019 Nom de l’employeur : Helen Keller International
Lieu : Yaoundé Vues : 1352
Type d'emploi : CDD Postulants : 0
Date expiration : 15-10-2019

Helen Keller International - Preventing Blindness & Malnutrition

AVIS DE RECRUTEMENT

Administrative Officer (Yaoundé, Cameroun)

A propos de HKI

Helen Keller International (HKI) est une Organisation Non Gouvernemental International à but non lucratif. Présent au Cameroun depuis 1992, sa mission est entre autres la lutte contre les Maladies Tropicales Négligées, la santé oculaire et la nutrition des personnes les plus vulnérables et les plus défavorisées. Pour l’aider à atteindre ses objectifs, HKI lance un appel à candidature pour le recrutement d’un(e) « Administrative Officer ».

Supérieur hiérarchique : Directeur National Adjoint

Type de poste : CDD – 1 an renouvelable

Lieu d’exécution du contrat : Yaoundé

Dimensions du rôle :

Il/elle assure, coordonne et supervise les tâches administratives de la structure

Description des tâches spécifiques suivantes :

1. Assurer la supervision générale, la gestion de l’équipe administrative et des services généraux.

  • Formuler des plans de travail pour l’équipe administrative et des services généraux en tenant compte des buts et objectifs de HKI Cameroun ;
  • Initier, examiner, formuler et mettre en œuvre des systèmes et procédures administratives.
  • Assurer l’élaboration et le suivi des contrats de location, des contrats de services publics, des contrats de gardiennage et des contrats de réparation et d'entretien.
  • Approuver les rapports mensuels sur l'utilisation et l'entretien des véhicules.
  • Assurer la gestion des stocks de matériels, équipements et consommables de HKI Cameroun.

2. Superviser l'entretien du bureau et gérer la fonction d'achat de HKI Cameroun.

  • Préparer le programme de nettoyage et d'entretien du bureau pour assurer la propreté et l'ordre du bureau à tout moment.
  • Vérifier que le mobilier et le matériel de bureau, y compris le matériel de communication, sont entretenus et en bon état de fonctionnement.
  • Assurer et superviser les processus d’achats des matériels, équipements et consommables dans le respect des procédures HKI, de la demande d’achat au paiement des fournisseurs
  • Assurer le suivi des procédures relatives aux impôts et douanes relatives aux activités de HKI
  • Assurer l’organisation des voyages nationaux et internationaux des staffs par la coordination des réservations et achats des billets d’avion, des réservations d’hôtel, assurance des voyageurs, etc…

3. Superviser et évaluer les performances du personnel administratif et du personnel des services généraux.

  • Superviser et encadrer le travail du personnel de l'administration et des services généraux ;
  • Effectuer les « Conversation to Connect » et l'évaluation du personnel administratif et du personnel des services généraux selon les lignes directrices et des objectifs préalablement fixés.
  • Apporter un appui aux staffs sous sa supervision pour l’amélioration de leur performance et proposer des plans de renforcement des capacités lorsque nécessaire.

4. Préparer le budget de l'administration et des services généraux et en contrôler les dépenses.

  • Assurer la mise en œuvre de l'inventaire physique bi-annuel, des matériels et des immobilisations de HKI ;
  • Approuver chaque année la liste récapitulative des immobilisations et la liste des immobilisations individuelles.
  • Recommander au DCD la mise au rebut équipements et des immobilisations.
  • Préparer le plan de renouvellement des équipements et des immobilisations (véhicules, photocopieurs, climatiseurs, etc.)
  • Exécuter toute autre tâche qui peuvent lui être confiée de temps à autre.

5. Compétences nécessaires pour atteindre les objectifs du rôle :

Acquis par l'éducation, la formation et l'expérience

  • Diplôme universitaire de second cycle en administration des affaires, logistique, droit, gestion, Ressources humaines ou tout autre diplôme jugé pertinent
  • Avoir au moins 3 ans d'expérience de travail dans un domaine similaire
  • La capacité de superviser et de diriger le personnel, y compris la formation et les compétences en matière de gestion des conflits
  • Aptitudes à prendre des décisions et à résoudre des problèmes
  • Avoir une bonne maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
  • Expérience avec les logiciels de gestion de bureau comme MS Office (MS Excel et MS Word, en particulier)
  • Sens aigu de l'organisation et attitude de résolution de problèmes
  • Aptitudes à la planification et à l'organisation
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
  • Souci du détail.

Comportements manifestes dont le titulaire du poste a besoin pour s'acquitter avec succès de son rôle :

  • Capacités de planification, délégation et d'organisation
  • Orienté vers les résultats
  • Capacité d'interagir avec le personnel, les visiteurs et les partenaires à tous les niveaux
  • Communiquer d'une manière qui inspire confiance et professionnalisme
  • Sens élevé du jugement et de la responsabilité
  • Un grand sens de l'intégrité

Compétences spécifiques au poste requises pour mettre les connaissances en pratique.

  • Bonnes compétences en communication et en TIC,
  • Bonnes relations interpersonnelles,
  • Bonnes relations client/client,
  • Bonnes capacité rédactionnelles et d’esprit de synthèse,
  • Bonnes capacités de négociation,
  • Solide esprit d'équipe,
  • Haut niveau de discrétion
  • Très bonne maîtrise des techniques bureautiques

Constitution du dossier de candidature :

  • Une lettre de motivation adressée au Directeur National ;
  • Un curriculum vitae ;
  • Personnes ou structures de références à contacter.

Le dossier complet doit être transmis à l’adresse électronique suivante cm.recrutement@hki.org au plus tard le 15 Octobre à 2019 à minuit.


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