OFFRE D'EMPLOI

Dans le cadre de ses activités humanitaires, l'association française Première Urgence Internationale recherche:

UN(E) (01) ASSISTANT(E) LOGISTICIEN BASE CAPITALE

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient-en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs  de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est, de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe de l’adjoint(e) au Coordinateur Logistique, l’Assistant logisticien base capitale participe à la mise en œuvre des activités logistiques du bureau afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes que Première Urgence Internationale développe dans les Régions de l’Adamaoua, du Nord et de l’Extrême Nord au Cameroun.

Objectifs spécifiques :

1. contribuer à la gestion de la sécurité du bureau
2. assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
3. assurer les aménagements et l’entretien des bâtiments du bureau
4. assurer la gestion des équipements du bureau
5. contribuer aux approvisionnements
6. assurer la gestion quotidienne et administrative du parc véhicule du bureau
7. Assurer la gestion des déplacements interbureaux
8. participer à la gestion du parc informatique du bureau
9. participer au reporting et à la représentation interne du bureau

Responsabilités et activités à réaliser

1. Contribuer à la gestion de la sécurité du bureau

• Il/(Elle) participe à mettre en place et faire respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur le bureau.
• Il/(Elle) participe à la collecte et la transmission des informations sécuritaires du bureau.
• Il/(Elle) s’assure à ce que les bâtiments de la zone de couverture du bureau soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation.
• Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du respect des procédures de sécurité sur la zone de couverture du bureau et le cas échéant alerte son supérieur hiérarchique.
• Il/(Elle) rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité du bureau.

2. Assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique

• Il/(Elle) organise une réunion mensuelle avec le personnel sous sa responsabilité hiérarchique, réalise un compte-rendu et le rapporte à son supérieur hiérarchique.
• Il/(Elle) assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration et son supérieur.
• Il/(Elle) réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
• Il/(Elle) assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique.
• Il/(Elle) assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation.

3. Assurer les aménagements et l’entretien des bâtiments du bureau

• Il/(Elle) effectue des visites de contrôle régulières dans l’ensemble des bâtiments du bureau afin d’identifier les éventuelles réparations, maintenances ou aménagements à effectuer.
• Il/(Elle) supervise ou réalise l’ensemble des travaux de réparation, de maintenance ou d’aménagement du bureau.
• Il/(Elle) supervise les travailleurs journaliers et les prestataires contractés pour réaliser des travaux au bureau.
• Il/(Elle) supervise l’entretien et les réparations des équipements domestiques du bureau.

4. Assurer la gestion des équipements du bureau

• Il(Elle) participe aux choix techniques des équipements logistiques du bureau.
• Il(Elle) assure la gestion quotidienne et administrative des équipements du bureau.
• Il/(Elle) participe à l’installation des équipements du bureau, s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
• Il/(Elle) participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs.

5. Contribuer aux approvisionnements

• Il/(Elle) s’assure que les charges fixes du bureau soient payées dans les temps impartis.
• Il/(Elle) monte les dossiers d’achats du bureau conformément aux procédures de l’ONG.
• Il/(Elle) négocie les prix des achats effectués au niveau du bureau.
• Il/(Elle) respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation.
• Il/(Elle) justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation.
• Il/(Elle) envoie tout matériel destiné aux autres bureaux dans les temps et avec la documentation nécessaire.
• Il/(Elle) tient le stock de sa bureau conformément aux procédures de l’ONG.
• Il/(Elle) maintien au seuil minimum de stock afin de ne pas tomber en rupture.

6. Assurer la gestion quotidienne et administrative du parc véhicule du bureau

• l/(Elle) assure les réservations des véhicules de location conformément aux demandes des utilisateurs.
• Il/(Elle) assure le suivi quotidien des déplacements des véhicules du bureau.
• Il/(Elle) s’assure que tous les véhicules sont pourvus des équipements et de la documentation nécessaire avant tout déplacement (checklist).
• Il/(Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
• Il/(Elle) assure la gestion administrative du parc véhicule du bureau notamment de leur documentation en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
• Il/(Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).
• Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du remplissage des outils de suivi des déplacements, de gestion du carburant et de maintenance (log books).
• Il/Elle contrôle la consommation des véhicules du bureau et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

7. Assurer la gestion des déplacements interbureaux

• Il/Elle veille à ce que le personnel se conforme à la politique et à la procédure des mouvements et des réservations.
• Il/Elle reçoit et traite les demandes de voyage en voiture, train et par avion.
• Il/Elle représente/participe aux briefing/réunions demandés par UNHAS.
• Il/Elle gère les réservations UNHAS en ligne et réserve/achète les billets de train pour les voyages officiels du personnel et en fait le suivi jusqu’à l’obtention des billets et transmission au staff voyageant.
• Il/Elle organise le transport pour l’accueil des voyageurs arrivant / partant de la coordination à l’aéroport ou la gare.
• Il/Elle assure l’affectation de chambre à la guest-house pour les expatriés de passage à la coordination et suit la rotation.
• Il/Elle prévient le personnel de maison de tout arrivé et départ.
• Il/Elle effectue les réservations d’hôtel pour le personnel de passage au niveau de la coordination et effectue le check des factures transmises avant paiement par la finance.

8. Participer à la gestion du parc informatique du bureau

• Il/(Elle) s’assure que tout utilisateur du bureau ait le matériel informatique nécessaire et en bon état.
• Il/(Elle) veille à ce que les équipements informatiques fonctionnent correctement et soient nettoyés régulièrement.
• Il/(Elle) veille à ce que les utilisateurs du bureau sauvegardent leurs données.
• Il/(Elle) détecte les problèmes informatiques et veille à les résoudre par lui-même ou un prestataire.
• Il/(Elle) veille à ce que le réseau internet fonctionne correctement. Le cas échéant, trouve des solutions.
• Il/(Elle) s’assure que les ordinateurs aient des antivirus à jour.
• Il/(Elle) supervise la gestion des modems et leur dispatching.

9. Participer au reporting et la représentation interne du bureau

• Il/(Elle) participe au reporting interne du bureau.
• Il/(Elle) assure l’archivage des documents logistiques du bureau sous la supervision de son supérieur hiérarchique.
• Il/(Elle) assure le reporting logistique mensuel du bureau et le transmet à son supérieur hiérarchique.
• Il/(Elle) participe aux réunions internes de l’organisation.
• Il/(Elle) assure une communication efficace des informations aux autres services du bureau.

Profil recherché:

• Etre titulaire au Minimum d’un Baccalauréat + 2 (Bac +2) ou d’un diplôme en logistique ; Bac +3 apprécié.

Expérience Professionnelle 

• Justifier d’une expérience d’au moins deux (02) ans à un poste similaire ou d’au moins un (01) an dans une poste similaire dans une organisation internationale.

Connaissances et compétences obligatoires 

• Procédures Administratives et Logistiques
• Respect des règles de sécurité
• Gestion de la chaine d’approvisionnement (achat, transport, stockage)
• Equipements techniques (Informatique, communication, etc…)
• Pack Office
• Windows
• Dépannage soft et Hard
• Français

Connaissances et compétences appréciées

• Encadrement d’équipe
• Anglais
• Humanitaire

Caractéristiques personnelles requises :

• Esprit d’équipe
• Rigueur et organisation
• Bonne réactivité / efficience
• Sens des responsabilités
• Sens de la diplomatie et ouverture d’esprit
• Force de propositions, recherche de solutions
• Respect de la confidentialité
• Prise d’initiatives pertinentes
• Capacité à gérer les priorités
• Adhésion aux valeurs humanitaires
• Bonne capacité de communication horizontale et verticale
• Capacité à travailler en autonomie
• Ponctualité

Conditions

• Poste basé à Yaoundé (Région du Centre) ;
• Contrat à Durée Déterminée ;
• Salaire défini selon la grille salariale PUI ;
• Entrée en poste souhaitée le 01/02/2019.