OFFRE D’EMPLOI

Dans le cadre de ses activités humanitaires,
l’association française Première Urgence Internationale recherche :

UN(E) (01) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)/FINANCIER(E)/RESSOURCES HUMAINES

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est et de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe du Logisticien/administrateur, l’Assistant(e) Administratif(ve)/Financier(e)/Ressources Humaines est en charge d’appuyer la gestion des ressources humaines et de l’administration financière de la base

Objectifs spécifiques :

1. Tenue des caisses
2. Tenue de la comptabilité
3. Respecter un archivage clair des documents administratifs, comptables et financiers
4. Gestion administrative : Suivi des contrats de bail des bases et paiement des charges
5. Gestion des ressources financières
6. Suivi Des Ressources Humaines

Responsabilités et activités à réaliser

1. Tenue des JOURNAUX COMPTABLES

• Il/Elle effectue les paiements et autres encaissements (cash, transferts et virements) conformément aux règles et procédures de PUI ;
• Il/Elle effectue les paiements et suivi des avances
• Il/Elle effectue les avances sur salaires aux employés et le paiement des salaires en espèces si nécessaire ;
• Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables.

2. Tenue de la comptabilité :

• Il/Elle saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI.
• Il/Elle s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires.
• Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des comptes.
• Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.
• Il/Elle vérifie et consolide les comptabilités des sous-bases et des partenaires.
• Il/Elle importe la comptabilité dans SAGA mensuellement et fait le suivi des avances ouvertes et à clôturer
• Il/Elle prépare les rapports et suivis comptables et financiers
• Inventaire physique de caisse à minima une fois par mois
• Appui lors des audits externes : extrait comptable, pièces justificatives etc.
• Suivi des régulations (dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques).
• Il/Elle prépare et envoie après validation le reporting comptable mensuel à la coordination financière.
• Il/Elle édite les vouchers, supervise l’archivage des justificatifs.
• Il/Elle assure l’envoi mensuel des pièces justificatives comptables en coordination.

3. Archivage clair des documents administratifs, comptables, financiers

• Il/Elle réalise le classement des pièces comptables suivant les procédures PUI et les transmet à la coordination finance.
• Il/Elle met à jour le plan d’archivage.
• Il/Elle prépare l’envoi des archives administratives en coordination.
• Il/Elle assure l’archivage numérique des pièces comptables.
• Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers comptables dans le respect de la procédure mise en place

4. Gestion administrative

• Il/Elle suit les contrats des loyers et rédaction des avenant/nouveaux contrats.
• Il/Elle s’assure du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), du suivi des contrats afférents et des abonnements si besoin 
• Identifier les sources de variations des charges le cas échéant.
• Il/Elle suit et accompagne des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.

5. Gestion des ressources  financières

Trésorerie :

• Il/Elle établit le prévisionnel de trésorerie pour la base et pour la sous base, en collaboration avec l’assistant log/admin sur place.
• Il/Elle fait les demandes d’approvisionnement des caisses dans le respect des procédures PUI mises en place.

Suivi budgétaire :

• Il/Elle s’assure que les dépenses respectent le budget alloué.
• Il/Elle vérifie les affectations budgétaires par projet et par ligne de dépense.
• Il/Elle établit le prévisionnel des lignes admin (loyers, charges, dépenses de personnel, etc).
• Il/Elle assiste le log/admin dans la mise à jour du FFU

6. Suivi des ressources humaines

• Il/Elle contribue au processus de recrutement sur la base: élaboration des offres, leur diffusion, participation au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection, rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélections et rédaction du PV de sélection.
• Il/Elle accueille les nouveaux arrivants et suit les dossiers du personnel : il/elle assure le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures admin, du contrat, du RI, de la charte PUI et du code de conduite. Il/Elle assure la constitution de leur dossier administratif individuel.
• Il/Elle collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation à la coordination RH (absences, congés et justificatifs divers).
• Il/Elle met à jour mensuellement tous les outils du pack RH
• Il/Elle assure la distribution, la signature et le renvoi à la coordination RH des bulletins de paie tous les mois.
• Il/Elle assure l’enregistrement des salariés à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.
• Il/Elle prépare, envoie à la coordination RH, reçoit, fait signer et transmet les contrats de travail et pièces justificatives.
• Il/Elle participe à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH sur la base.
• Il/Elle assure le suivi de la réalisation des évaluations annuelles et transmet les dossiers à la coordination RH.
• Il/Elle contribue en collaboration avec le Logisticien/Administrateur à l’élaboration du plan de formation de la base.
• Il/Elle assure le suivi et la planification des congés de l’ensemble du personnel.
• Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel.
• Il/elle appuie le log/admin durant tout processus disciplinaire concernant un membre de l’équipe PUI.
• Il/Elle réalise le classement et l’archivage des documents RH suivant les procédures PUI.
• Il/Elle facilite les échanges et visites avec l’Inspection du travail et toute autorité de l’Etat relative au droit du travail camerounais.
• Il/Elle facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel.
• Il/Elle participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc…).

Profil recherché:

• Etre titulaire d’un Bac + 2 dans le domaine administratif, ressources humaines, comptable ou financier.

Expérience requise :

• Justifier d’une expérience d’au moins un an en tant qu’assistant administrateur RH et/ou financier.
• Une expérience dans l’humanitaire (ONG) serait un atout.

Connaissances et compétences obligatoires :

• Ressources Humaines
• Maîtrise des techniques de classement, de numérisation et d’archivage
• Maîtrise des principes de comptabilité (tenue d’une main courante, codes comptables etc.)
• Français
• Pack Office (les outils bureautiques tels que le traitement de texte et le tableur)
• Windows

Connaissances et compétences appréciées:

• Tenue de banque
• Ressources humaines
• Gestion budgétaire et trésorerie
• AnglaiS
• Rédaction de rapports
• Maitrise de SAGA
• Gestion des contrats

Caractéristiques personnelles requises :

• Rigueur et concentration,
• Rapidité d’exécution,
• Logique et méthode,
• Dextérité,
• Respect de la confidentialité
• Adhésion aux valeurs humanitaires
• Capacité à travailler en autonomie
• Ponctualité
• Sens de l’initiative
• Flexibilité
• Résistance au stress

Conditions

• Poste basé à Ngaoundéré (Adamaoua)
• Contrat de Travail à Durée Déterminée ;
• Salaire défini selon la grille salariale PUI ;
• Entrée en poste à partir du  01er janvier 2019.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT DÉPOSER SON DOSSIER (LETTRE MOTIVATION ET CV), AUX LOCAUX DE PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE À YAOUNDE, NGAOUNDERE, MAROUA, KOUSSERI, BATOURI ou ENVOYER PAR MAIL A L’ADRESSE SUIVANTE :
recrutement@premiere-urgence.cm

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

1. LE/LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LE QUEL IL POSTULE.
2. DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : LE VENDREDI 07 DECEMBRE 2018
3. SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
4. LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.