Contexte de la consultance

Première Urgence internationale (PUI) œuvre depuis plusieurs années dans la Région de l’Extrême Nord du Cameroun principalement sur les 3 départements Logone et Chari, Mayo Sava et Mayo Tsanaga, tant sur des projets humanitaires que de développement. Elle lead notamment le projet de réponse d’urgence RRM.

Bien que la situation sécuritaire soit précaire dans les 3 départements, ceux-ci accueillent des ménages déplacés, retournés, des réfugiés et des demandeurs d’asile. Vu la nécessité d’une action humanitaire en temps opportun, PUI et ACF en consortium ont mis en place depuis 2017, un projet de réponse d’urgence appelé « RRM » (Rapid Response Mechanism) sous le financement ECHO (Union Européenne) et le Centre de Crise et de Soutien (CDCS). La vocation du RRM est de se mettre au service de la communauté humanitaire afin d’assurer une réponse rapide aux besoins (spécifiquement en biens de première nécessité-Abri et Eau, Hygiène et Assainissement). Le dispositif se base sur une veille humanitaire, à travers l'identification des chocs et l'évaluation des vulnérabilités puis le partage des informations récoltées.

Poursuivre cette veille humanitaire en 2020 est nécessaire, non seulement car elle permet au grand public d’avoir conscience de la vulnérabilité et des besoins des populations affectées par la crise, mais aussi car elle permet de suivre et analyser les nouveaux déplacements dans l’ensemble des 3 départements ciblés par le projet.

Pour être efficace, la communication doit être à la fois interne et externe. En interne, la communication permet aux acteurs d’organiser le travail en équipe et de maintenir une ambiance conviviale pour atteindre des résultats probants. A chaque étape du déploiement du RRM, les acteurs de mise en œuvre communiquent également en externe avec l’ensemble des partenaires stratégiques : bailleurs de fonds, acteurs humanitaires, autorités locales et nationales, prestataires de service, etc. Ainsi, cette communication en toute transparence est essentielle pour convaincre les partenaires du bien-fondé du RRM et obtenir leur soutien.

Pour faire de la communication un outil efficace au service du développement du mécanisme RRM, il convient de créer les conditions d’une communication régulière et soutenue entre les différents acteurs. Si, par principe, la communication externe a pour vocation d’atteindre autant de cibles que nécessaire, aujourd’hui, elle n’a de limites que les performances des équipements technologiques et de la connexion Internet. Aussi, pour rendre efficace sa communication aux niveaux interne comme externe, le RRM a décidé de procéder à la création d’un Géo Portail. Cette plateforme permettra d’améliorer l’accessibilité de différents acteurs (bailleurs de fonds, agences UN, ONGs partenaires) aux produits RRM notamment : Alerte, MEX, rapport de veille humanitaire, rapports d’évaluation, rapport d’Intervention et PDM-PIM, success stories, rapports d’ateliers et réflexion et autres études RRM. En sus, les autres services techniques étatiques partenaires (MINEE, MINADER, MINISANTE…) et  autorités locales quant à eux auront un accès réduit aux évaluations des besoins et aides apportées (rapports d’intervention) dans leur secteur et juridiction respectifs.  

Objectifs de la consultance

1. Objectif de la mise Œuvre du Géo Portail

L’objectif visé par ce recrutement est de mettre à la disposition du RRM un site web dynamique et en proposer l’hébergement externe à travers un Géo portail.

2. Objectif spécifique :

Il s’agit de concevoir et réaliser un site web / Géo Portail sur la base des présents termes de référence. Pour cela, l’arborescence (architecture) du site devra être attractive. Il faut une page d’accueil donnant une ambiance graphique moderne et dynamique pour un site laissant une large place au visuel, à savoir les images et photos relatives aux activités du projet. Il s’agira d’opter pour une démarche évolutive dont l’objectif est de permettre l’intégration des visuels et des messages spécifiques, en fonction de l’actualité pertinente et des priorités. L’interface doit être claire et l’ergonomie moderne pour s’assurer de l’accessibilité des cibles au site.

• Collecter les informations pour l'intégration du contenu du site web ;
• Faire une proposition du nom du site
• Proposer une conception graphique du site web ;
• Intégrer les contenus du site web ;
• Proposer une solution d’hébergement du site web
• Développer le site web ;
• Mettre en ligne le site web ;
• Former trois (03) agents du projet à la gestion et à la mise à jour du site web.

3. Résultats:

Ces résultats seront évalués à partir d’indicateurs suivants :

• Les informations sont collectées pour la réalisation du site web ;
• Les contenus sont intégrés dans le site ;
• Le site web est hébergé auprès d’un fournisseur et mis en ligne ;
• La conception graphique est réalisée ;
• Trois agents du RRM/PUI-ACF sont formés et maîtrisent la gestion du site web.

Tâches détaillées de la consultance

1. Méthodologie :

Les soumissionnaires devront proposer une méthodologie et un chronogramme bien détaillés.

2. Description du contenu :

Les activités à mener dans le cadre de la présente mission peuvent être catégorisées en trois principales phases :

Phase I : La solution proposée du site web

A cette phase, une présentation générale du site web sera faite. Aussi, les éléments du site s'articuleront-ils autour d'une partie publique et d’un espace privé. La partie publique du site web devra présenter des informations d'ordre général et informatif.

Le prestataire devra collecter les informations nécessaires auprès de l’équipe RRM afin de rassembler tous les éléments du contexte et de l’orientation stratégique qui vont guider les choix relatifs au projet et à la démarche méthodologique. Le soumissionnaire devra à cet effet :

• Planifier et organiser des réunions avec l’équipe programme RRM afin de procéder à l'identification de leurs besoins en ce qui concerne l’exécution de ce projet. Pour ce faire, le soumissionnaire devra clarifier les besoins et les traduire en spécifications techniques (en termes de technologie à choisir pour atteindre une certaine performance du site web, et de frais ultérieurs, etc.) ;
• Intégrer la planification globale du projet pour les diverses solutions techniques possibles et adaptées dans le cadre du projet aussi bien dans la phase de réalisation que dans la phase opérationnelle ;

Tout ce processus sera réalisé sous le contrôle de PUI  en la personne du Chargé MEAL Consortium sous la supervision du Coordonnateur du Consortium RRM qui demandera au prestataire d’opérer les aménagements nécessaires par rapport au plan préétabli.

Phase II : Elaboration du Projet

Pour ce faire, le soumissionnaire devra notamment, présenter le projet d'architecture (plan du site accessible en ligne). Cette étape devra recevoir l’aval de PUI pour la poursuite du processus.

Phase III : Développement du site web

Le prestataire, au cours de cette phase, devra mettre en œuvre les principaux axes de développement du site en prenant en compte des ressources matérielles et logicielles disponibles et, en utilisant la technologie la plus adaptée.

Le prestataire devra réaliser les actions suivantes : l’insertion du logo ; la définition des couleurs, et le choix des caractères et polices du site web ; l’insertion de graphiques et de textes ; et l'installation finale.

A l'issue de la phase de développement et, après validation par PUI, le soumissionnaire assurera l'installation définitive du site web chez l'hébergeur retenu par PUI. En ce qui concerne les technologies utilisées, le prestataire devra s’engager à utiliser les outils et les technologies les plus performants utilisés pour ce genre de prestation.

Les outils et les technologies utilisés pour la création et le fonctionnement optimal du site reposeront, essentiellement, sur les éléments suivants :

• Menus intuitifs « One Click » pour faciliter la navigation ;
• Technologies pouvant fluidifier les informations ;
• Développement de techniques permettant d’optimiser l’interactivité ;
• Système permettant un chargement d’informations en format très léger ;
• Développement graphique animé ; etc.
• Suivi d’au moins 3 indicateurs

En ce qui concerne la façon dont le site web se présentera, il faut noter que la page d’accueil doit faire l’objet d’une présentation attractive et particulièrement soignée avec le logo. Ladite page devra disposer d’un espace dynamique qui affichera les actualités/évaluations, les alertes, etc. La page d’accueil inclura, comme chaque page du site, des possibilités d’accès direct aux pages suivantes. Le prestataire devra prévoir un moteur de recherche accessible sur toutes les pages du site, une rubrique contacts, indiquant les coordonnées de PUI.

Le site sera développé et alimenté en langue française uniquement.

La prestation devra comprendre la création d’un outil de gestion des bases de données, adresses mail et gestion des comptes clients (type CRM).

La prestation comprendra l’achat du nom de domaine.

Le prestataire prévoira la création de deux versions du site, l’une devant permettre l’accès à des personnes disposant d’une connexion internet très lente.

Phase IV : Formation à la gestion et à la mise à jour du site web.

Au terme de l’élaboration et la mise en ligne du site, le consultant aura à assurer la formation de trois membres du staff de RRM/PUI-ACF en vue de la gestion et à la mise à jour du site web. L’objectif de cette formation est que ces trois personnes deviennent autonomes pour la mise à jour du site web. La formation prendra en compte l’utilisation de l’outil, l’écriture et l’accessibilité dans le but de permettre l’administration du site sur les plans technique et éditorial. Au terme de la formation, les personnes formées seront à même de mettre à jour le contenu du site, et éventuellement, de créer d’autres sites web. Le suivi de cette formation et des services mis en place sera à la charge de la structure retenue pour la création du site web et pour une durée de 60 jours calendaires, qui pourront être séquencés jusqu’au 31 mars 2021, selon les besoins de l’équipe.

La durée de la collaboration peut être ajustée au besoin afin de permettre une bonne mise en place de de la plateforme.

Phase V : production de rapport et d’un support de formation

A la fin de la formation :

• Un rapport provisoire de la formation sera fourni pour y apporter d’éventuelles corrections dans un délai de 15 jours,
• Recommandation de PUI/ACF à transmettre au formateur dans un délai de 1 semaine
• Un rapport définitif, comprenant le support de formation, sera fourni en 3 exemplaires après prise en compte des recommandations de PUI/ACF dans un délai de 1 semaine

Une version électronique (CD ou clé USB) du rapport définitif sera fournie.

Profils du candidat

Les soumissionnaires doivent justifier la mise à disposition d’une équipe de deux personnes, dont le chef de mission doit remplir au minimum les exigences suivantes :

• Justifier d’un minimum de 4 ans d’expérience professionnelle dans la conception et alimentation de site web avec une base de données intégrée ;
• Avoir réalisé au moins 5 sites web différents, attestation de bonne exécution faisant foi avec contacts de personnes de référence pour chaque site ;
• Avoir une bonne maîtrise du français et démontrer une très bonne pratique de l’anglais;
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft et Acrobat) et des technologies de l’internet (PHP, MySQL, Perl, XHTML, etc.) ;
• Avoir une bonne pratique des outils de retouche d’images (type Photoshop ou The Gimp).
• Compétences en GIS et Data base

Durée de la consultance et conditions logistiques

1. Durée et calendrier de réalisation

La durée totale du travail s’étalera sur 60 jours au maximum à compter de la date d’approbation du contrat, hors période de 2 mois post intervention de suivi accompagnement à distance des équipes (Phase IV). L’offre du consultant devra proposer un calendrier prenant en compte cette échéance.

2. SOUMISSION DES OFFRES

Les personnes physiques ou morales intéressées par cet avis sont invitées à adresser leur proposition en version papier à Première Urgence Internationale (derrière l’Hôtel Le Diplomate, Quartier Bastos, Yaoundé, Cameroun) ou à l’envoyer par email aux adresses suivantes : mchatrefoux@premiere-urgence.cm  et cdm-adj-prog@premiere-urgence.cm avant le 31/05/2020 à minuit. Le dossier à soumettre comportera :

• le curriculum vitae de l’équipe d’intervention ;
• la copie des diplômes obtenus de l’équipe d’intervention ;
• une offre technique avec au moins cinq références récentes et/ou attestation de bonne foi;
• une offre financière.