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ASSISTANT(E) DE DIRECTION New

14-06-2017

AFRICA FOOD DISTRIBUTION SARL

Douala

1833

CDI

87

MISSION

  • Apporte une aide permanente au management en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement. Suit et gère plusieurs dossiers.

ACTIVITES

Organisation du quotidien professionnel du manager

  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements
  • Établir une relation de confiance

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction

  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision 

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques  
  • Assurer l’interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)  
  • Relayer les informations 

Organisation et planification des réunions

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus  
  • Rédiger comptes-rendus de réunions et documents divers 

Administration du personnel 

  • Participe activement à la gestion administrative du personnel, suivant les consignes du Responsable des Ressources Humaines

Tenue de la caisse de dépenses générales

COMPETENCES

  • Aisance communicationnelle 
  • Maîtrise des outils bureautiques 
  • Capacités rédactionnelles 
  • Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs 
  • Capacité d’organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres) 
  • Esprit de synthèse  
  • Sens du service client
  • Discrétion, respect de la confidentialité
  • Parfaite maîtrise de la langue française
  • Maîtrise de l’anglais
  • Orienté sécurité, hygiène, qualité et de respect de l’environnement tout en étant productif.
  • S’adapter aux nouvelles technologies
  • Echanger et synthétiser des informations provenant de l’environnement de travail
  • Intégrité et éthique du travail impeccable
  • Autonomie, sens des responsabilités, organisation et minutie
  • Capacité à travailler sous pression dans un environnement en constante évolution.

EXIGENCES DU POSTE ET COMPETENCES REQUISES

PROFIL

  • Niveau académique : BTS Secrétariat / Bureautique, Licence lettres ou langues,
  • Formation et/ou qualification complémentaires : Formation secrétariat et bureautique
  • Expérience professionnelle : 02 ans
  • Age maximum : 40

TRAITS DE PERSONNALITE

  • Faire preuve de rigueur,
  • Avoir un esprit critique
  • Capable de travailler en équipe
  • Réagir rapidement, avec calme et maîtrise de soi, en présence d’un évènement soudain
  • Etre vif, vigilent et rigoureux
  • Faire preuve d’initiatives
  • Anticiper les problèmes et savoir déceler les dysfonctionnements le plus en amont possible.
  • Résistance au stress
  • Mémoriser des informations
  • Supporter des tâches répétitives
  • Faire preuve de mobilité
  • Travailler dans un environnement Propre

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

  • En interne : Directeur Général et Directeurs opérationnels
  • En externe : Dépositaire initial des courriers et correspondances en provenance de l’extérieur

MOYENS PERSONNELS ET/OU MATERIELLES

  • Equipements de protection individuel + Téléphone portable + Crédit de communication

CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES PROFESSIONNELLES :

  • Horaires décalés et d’amplitude variable et disponibilité non conditionnée

Délai de réception des dossiers de candidature : 17/06/2017





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