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Chargé(e) de l'Administration et de Ressources Humaines  

07-11-2016

Programme d'Appui à l'Initiative Communautaire

Yaoundé

1662

CDI

0

Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC)

Titre : Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines

Service : CIT

Statut de l’employé : Temps Plein

Chef hiérarchique : Directrice des Opérations

Emplacement : Yaoundé

CONTEXTE

Creative Associates International Inc. est une organisation dynamique en pleine croissance, spécialisée dans le développement international dans les domaines de l’éducation, des transitions démocratiques et de la stabilité dans les environnements post-conflits. Basée à Washington, DC, l’organisation est représentée dans 20 pays à travers le monde, et possède un portefeuille solide et diversifié de contrats internationaux avec l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et d’autres clients, notamment le Département d’État des États-Unis et le Département de la Défense des États-Unis. L’organisation a acquis une solide réputation auprès de ses clients et lors de ses missions dans le monde entier ; elle est tenue en haute estime aussi bien par ses partenaires que par ses concurrents.

DESCRIPTION DU PROGRAMME

Creative Associates International Cameroun Limited (« Creative Associates ») se prépare à la mise en oeuvre du programme du Bureau des Initiatives de Transition (OTI) au Cameroun de l’USAID : le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC). Le programme de deux ans vise à renforcer les relations intercommunautaires grâce à des initiatives locales, à autonomiser les jeunes et à accroître la cohésion sociale. Le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) oeuvrera au niveau local en partenariat avec des organisations locales. Afin de gérer et d’appuyer la mise en oeuvre du Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) de l’USAID, Creative Associates cherche à engager une équipe hautement qualifiée et motivée. Tous les postes, y compris ceux basés à Yaoundé, sont des emplois à temps plein et nécessitent une disposition à voyager dans tout le nord du Cameroun. Creative Associates souhaite particulièrement recevoir des candidatures féminines. Seuls les candidats et candidates qualifiés qui suivent les instructions de candidature seront contactés.

DESCRIPTION DU POSTE

Le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines aidera la Directrice des Opérations à gérer le bureau de Yaoundé. Il/elle fournira un appui à diverses fonctions d’administration et des ressources humaines et effectuera une vaste gamme de tâches de bureau et de secrétariat. Le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines sera responsable de fonctions administratives, telles que la collecte des feuilles mensuelles de présence, assurer l’inventaire des fournitures du bureau (fournitures de papeterie, de cuisinette et produits de nettoyage) et aider à recueillir les divers documents administratifs. En plus de ces tâches, le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines servira de réceptionniste pour le bureau de Yaoundé et comme principal point de contact pour les fournisseurs et les autres visiteurs du bureau. Le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines appuiera le fonctionnement du bureau en faisant les photocopies, les numérisations et autres tâches administratives. En plus des tâches administratives, le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines aidera le/a Responsable de l’Administration et de Ressources Humaines avec le recrutement du personnel et la gestion des dossiers du personnel. Ces tâches peuvent comprendre le recrutement, la vérification et l’administration des salaires et des charges salariales, la formation, les relations employeur-employés et la gestion des avantages sociaux des employés. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le/la Responsable de l’Administration et de Ressources Humaines basé(e) à Maroua pour élaborer des plans et des stratégies de dotation afin de répondre aux besoins de Creative Associates et s’assurer que les politiques et procédures du programme sont conformes aux lois et règlements du Cameroun. Le/a Chargé(e) de l’Administration et de Ressources Humaines sert de réceptionniste pour le bureau de Yaoundé. Ce poste sera basé au bureau de Yaoundé. Des déplacements limités peuvent être nécessaires.

ORGANISATION HIÉRARCHIQUE

Directrice des Opérations

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Les principales responsabilités comprennent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit :

Administration

  • Assister avec l’entretien général du bureau.
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau à jour et assurer les stocks minimums nécessaires. Effectuer des commandes auprès des fournisseurs le cas échéant.
  • Identifier les besoins en mobilier et en matériel afin d’initier leur approvisionnement.
  • Assister avec la mise à jour des inventaires du programme et des opérations.
  • Gérer les reçus de remise d’équipement pour tous les membres du personnel.
  • Lorsque cela est nécessaire, obtenir des devis pour les achats récurrents de fournitures de bureau nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau et coordonner les achats avec le/a Chargé(e) d’approvisionnement et de logistique.
  • Assister avec l’entretien général du bureau.
  • Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction et aux autres membres du personnel au besoin.
  • Tenir à jour les dossiers des services récurrents y compris l’eau, l’électricité, le téléphone, internet, etc.
  • Tenir à jour les dossiers sur le bureau et d’autres dossiers opérationnels, à la demande de la Directrice des Opérations ou du (de la) Responsable de l’Administration de Ressources Humaines.
  • Fournir le cas échéant une assistance et un soutien administratif aux autres employés du bureau de Yaoundé, à la demande de la Directrice des Opérations.
  • Faire le suivi des demandes d’information générales et des demandes de renseignements et de documents par e-mail, par lettre ou par téléphone.
  • Rassembler les mises à jour du service pour le rapport mensuel sur les opérations.
  • Télécharger, enregistrer et trier les correspondances et les curriculums vitæ.
  • Aider à organiser des sessions ou des ateliers de formation.
  • Gérer et offrir une orientation aux nouveaux membres du personnel. Planifier les entretiens de départ.
  • Assurer la communication rapide des informations concernant les changements de personnel, y compris les démissions, les licenciements, les demandes de congé, les feuilles de présence et d’autres nouvelles et informations concernant le personnel.
  • Tenir à jour la liste des numéros de téléphone des employés et le plan du bureau.
  • Prêter son assistance avec les notes de frais de déplacement, les photocopies, la commande d’ouvrages de lecture et de formation, le cas échéant.
  • Aider le personnel avec l’envoi de documents par service de messagerie, par bus, etc.
  • Servir comme réceptionniste pour le bureau de Yaoundé et comme point de contact pour l’accueil et l’orientation des visiteurs.
  • Superviser le travail effectué par la personne de nettoyage, et s’assurer qu’ils réalisent leurs fonctions en temps opportun et de manière efficace.
  • Organiser et faire les préparatifs en vue des réunions de bureau.
  • Prendre des rendez-vous et planifier des réunions.
  • Effectuer les réservations d’hébergement pour les déplacements sur le terrain de membres du personnel de Creative Associates, de partenaires ou de bénéficiaires.
  • Faire la liaison avec les chauffeurs de véhicules et assister le/a Chargé(e) d’approvisionnement et de logistique avec l’affectation de véhicules, afin de supporter les déplacements de membres du personnel sur le terrain enregistrés dans l’horaire hebdomadaire.
  • Aider avec la coordination du parc de véhicules.

Ressources humaines

  • Tenir à jour les dossiers sur le bureau, les membres du personnel et d’autres dossiers opérationnels, à la demande de la Directrice des Opérations ou du (de la) Responsable de l’Administration de Ressources Humaines.
  • De concert avec le/a Responsable de l’Administration et de Ressources Humaines, préparer les offres/descriptions d’emploi, effectuer des entrevues, recruter du personnel et faciliter l’orientation et la formation des nouveaux employés.
  • Coordonner les politiques concernant les ressources humaines, notamment le recrutement, la rémunération, les avantages sociaux, la formation, les relations employeur-employés et la gestion des performances.
  • Surveiller le temps de présence et la participation du personnel et accomplir d’autres fonctions de la gestion du personnel.
  • Gérer les formulaires de demande de congé et faire le suivi des jours de congé accumulés et pris par les membres du personnel de Yaoundé.
  • Gérer les accords avec le personnel de travail et de soutien temporaire et faire le suivi de leurs dates d’embauche et de fin de contrat.
  • Orienter et former les nouveaux employés et les consultants d’assistance technique à court terme sur les politiques et procédures de Creative Associates.
  • Traiter, vérifier et conserver les documents relatifs aux activités du personnel, y compris la dotation, le recrutement, la formation, les réclamations, les évaluations des performances et les classifications de postes.
  • Interpréter et offrir des directives et des instructions aux équipes de Yaoundé sur les processus, les politiques, les workflows et les priorités de l’unité de travail.
  • Fournir aux employés des renseignements concernant les politiques, les devoirs professionnels, les conditions de travail, les salaires et les possibilités d’avancement, ainsi que les avantages sociaux des employés.
  • Planifier et effectuer l’orientation pour les nouveaux employés, afin de favoriser une attitude positive envers les objectifs de l’organisation.
  • Analyser les besoins en formation, afin d’établir un programme de perfectionnement des employés, des cours de langue et des programmes de santé et de sécurité.
  • Servir de lien entre la direction et les employés en répondant aux questions, en traduisant, interprétant et administrant les contrats et en aidant à résoudre les problèmes liés au travail.
  • Aider le/a Responsable de l’administration et de Ressources Humaines à mener des entretiens de départ pour identifier les raisons de départ des employés.
  • Au besoin, passer des contrats avec des fournisseurs pour fournir des services aux employés, tels que la vérification des antécédents, les prestations d’assurance-maladie et d’assurance-vie et les transports.
  • Aider le/a Responsable de l’Administration et de Ressources Humaines à résoudre les conflits et les griefs parmi le personnel.
  • En consultation avec le/a Responsable de l’Administration et de Ressources Humaines, prendre des décisions concernant les questions liées aux RH.
  • Aider l’équipe du bureau à comprendre et à utiliser le système d’évaluation des performances.
  • Toutes les autres responsabilités et tâches, selon les besoins et les affectations.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

  • Diplôme universitaire de deux (2) ans en ressources humaines, administration des entreprises ou dans un domaine connexe. Diplôme universitaire de quatre ans souhaité.
  • Minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle.
  • Minimum de deux (2) ans d’expérience spécifique directement liée à un rôle en gestion ou en ressources humaines.
  • Expérience de travail en RH dans un environnement contrôlé par les règlements et politiques de l’USAID ou d’autres programmes financés par des donateurs.
  • Expérience en identification, recrutement, entrevues et gestion de candidat aux niveaux professionnels ou direction.
  • Expérience en matière d’élaboration et de mise en oeuvre de programmes au sein d’organisations complexes, en utilisant des logiciels et des systèmes spécialisés dans l’identification et la gestion des candidats.
  • Forte capacité à utiliser et à développer des systèmes de gestion et de suivi.
  • Excellentes compétences en communication.
  • Bonnes compétences en résolution de problèmes, gestion du stress et gestion du temps.
  • Connaissances avancées de la suite Microsoft Office : MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. Expérience avec MS Access et des applications de base de données basées sur le Web souhaitable.
  • Excellentes compétences en tenue de dossiers et documentation.
  • Expérience de travail dans un environnement de conflit est un plus.
  • Maîtrise écrite et parlée du français requise, celle de l’anglais souhaitable.
  • Maîtrise d’une ou plusieurs des langues locales parlées dans la partie nord du Cameroun souhaitée.
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer efficacement des tâches multiples.
  • Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe.

COMMENT POSTULER?

Les instructions pour postuler sont disponibles à l'adresse suivante: http://www.paic.info/comment-appliquer.html





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